Una volta chiarito che cosa è l’IT outsourcing è necessario comprendere se può essere una strategia davvero valida per la propria PMI. Il primo passo è quindi analizzare attentamente le esigenze aziendali, in modo da identificare eventuali aree, o singole funzioni IT, che possono trarre beneficio dall’outsourcing informatico. A seconda della portata dell’esternalizzazione si può parlare di
IT Outsourcing parziale: quando solo alcune funzioni vengono affidate a terzi. Ad esempio, si può scegliere di affittare server e hardware, mantenendo interno lo sviluppo software;
IT Outsourcing completo: quando tutti i servizi relativi a IT/informatica vengono esternalizzati.
In base all’esito di questa prima fase si devono dunque scegliere i fornitori di servizi di IT Outsourcing più adatti e qualificati. Sarà pertanto compito dell’IT outsourcing manager fare adeguate valutazioni attraverso ricerche di mercato, valutazioni di qualifiche e referenze e un’analisi dei costi che tenga conto delle esigenze di budget della PMI. Una volta selezionati i fornitori, è tempo di mettere nero su bianco i termini del contratto, così da regolare ufficialmente i termini e le condizioni degli IT outsourcing services richiesti. Sul contratto vanno esplicitati:
- L'ambito dei servizi;
- Le tempistiche di consegna;
- I livelli di servizio;
- Il compenso economico;
- Gli accordi relativi a riservatezza e sicurezza dei dati.
Si passa a questo punto all’implementazione effettiva delle pratiche di IT outsourcing. L’azienda può anche dover formare personale interno, specialmente in vista della fase di monitoraggio e valutazione. È difatti molto importante che le attività di outsourcing informatico vengano tenute sotto controllo, in modo da constatarne l’efficacia e vagliare eventuali correttivi in corso d’opera.