Guida all’outsourcing informatico: cosa è e quali sono i suoi vantaggi

L’outsourcing è ormai una consuetudine nel settore IT/informatica. Si tratta di una serie di pratiche attraverso le quali un’azienda delega parte dei suoi processi IT a fornitori esterni. Qualora una PMI voglia seguire questa via, sarà compito del suo IT outsourcing manager mediare tra l’azienda stessa e i collaboratori esterni, occupandosi dei seguenti aspetti:

• Gestione e acquisto del software per IT outsourcing;
• Ordine della fornitura hardware per la PMI;
• Cura delle relazioni commerciali tra PMI e fornitori;
• Definizione dei progetti;
• Monitoraggio della fase esecutiva e proposta di eventuali modifiche.

Ma in cosa consiste, più nel dettaglio, il rapporto tra PMI e outsourcing? Esternalizzando parte dei suoi servizi, un’azienda può delegare a terzi alcune aree e funzioni specifiche, quali ad esempio:

• Sviluppo software;
• Supporto IT on site;
• Gestione di server o altre infrastrutture;
• Cybersecurity e altri compiti amministrativi.

Una volta chiarito che cosa è l’IT outsourcing è necessario comprendere se può essere una strategia davvero valida per la propria PMI. Il primo passo è quindi analizzare attentamente le esigenze aziendali, in modo da identificare eventuali aree, o singole funzioni IT, che possono trarre beneficio dall’outsourcing informatico. A seconda della portata dell’esternalizzazione si può parlare di

IT Outsourcing parziale: quando solo alcune funzioni vengono affidate a terzi. Ad esempio, si può scegliere di affittare server e hardware, mantenendo interno lo sviluppo software;

IT Outsourcing completo: quando tutti i servizi relativi a IT/informatica vengono esternalizzati.

In base all’esito di questa prima fase si devono dunque scegliere i fornitori di servizi di IT Outsourcing più adatti e qualificati. Sarà pertanto compito dell’IT outsourcing manager fare adeguate valutazioni attraverso ricerche di mercato, valutazioni di qualifiche e referenze e un’analisi dei costi che tenga conto delle esigenze di budget della PMI. Una volta selezionati i fornitori, è tempo di mettere nero su bianco i termini del contratto, così da regolare ufficialmente i termini e le condizioni degli IT outsourcing services richiesti. Sul contratto vanno esplicitati:

• L'ambito dei servizi;
• Le tempistiche di consegna;
• I livelli di servizio;
• Il compenso economico;
• Gli accordi relativi a riservatezza e sicurezza dei dati.

Si passa a questo punto all’implementazione effettiva delle pratiche di IT outsourcing. L’azienda può anche dover formare personale interno, specialmente in vista della fase di monitoraggio e valutazione. È difatti molto importante che le attività di outsourcing informatico vengano tenute sotto controllo, in modo da constatarne l’efficacia e vagliare eventuali correttivi in corso d’opera.

Se ben implementate, le strategie di outsourcing IT sono estremamente vantaggiose per le PMI. Il vantaggio di esternalizzare alcuni processi è innanzitutto di natura economica: l'IT outsourcing si traduce infatti in una sensibile riduzione dei costi operativi e di investimento in infrastrutture, personale e/o soluzioni tecnologiche.

Gli specialisti di outsourcing IT services consentono inoltre alle aziende di accedere a competenze e conoscenze specifiche che potrebbero non essere disponibili internamente o che richiederebbero costi e tempi di formazione elevati. I fornitori esterni mettono infatti in campo team di esperti con esperienza nel settore, consentendo alle aziende di ottenere risultati di alta qualità in maniera più immediata.

I servizi di outsourcing informatico sono inoltre flessibili e scalabili. Ciò vuol dire che il progetto presentato dall’IT outsourcing manager può essere rimodulato in base alle fluttuazioni del mercato, alle nuove richieste dell’azienda o ad altri cambiamenti. L’esternalizzazione può quindi venire progressivamente aumentata o diminuita, in maniera controllata e fluida.

Infine, il ricorso all’outsourcing IT migliora la qualità dei servizi aziendali. Delegando le funzioni non essenziali a collaboratori interni, le PMI possono di fatto specializzarsi sulle loro attività core, valorizzando al massimo le aree di competenza distintive. Viceversa, una strategia di IT outsourcing potrebbe non essere ideale per quelle aree dove la PMI vuole mantenere una gestione dei processi totalmente interna, in virtù di una maggiore specializzazione.